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Síndico estreante: dicas para melhorar sua gestão

Administração de Condomínios

Cada vez mais aumenta o número de síndicos “de primeira viagem”, ou seja, aquelas pessoas que assumem o cargo pela primeira vez. Essa função, porém, é de grande responsabilidade e exige muitos cuidados.

Veja oito dicas* de como administrar bem o seu condomínio:

Despesas - o novo síndico precisa saber como funcionam as despesas de um condomínio. Cerca de 90% dos gastos de um prédio estão relacionados com os pagamentos dos funcionários, água, luz e contratos de conservação e manutenção. Para qualquer planejamento posterior, é importante saber quanto se arrecada, o perfil da inadimplência e como é feita a gestão financeira.

Situação legal - toda vez que há troca de síndico nos condomínios deve-se fazer a atualização cadastral. Acompanhe com a administradora do prédio a atualização do cadastro do CNPJ na Receita Federal, a atualização na Certificação Digital e nos órgãos municipais. Esta rotina, determinada pela Lei, preserva o novo síndico, o antigo e mantém a situação cadastral do condomínio em ordem.

Documentos - o síndico deve ficar atento aos documentos gerados pelo condômino. De acordo com a Lello, a cada ação, um condomínio gera cerca de 1 mil novos documentos. Alguns deles devem ser guardados de forma permanente, como cartão de CNPJ, convenção, planta do empreendimento, processos trabalhistas e prontuários de funcionários.

Alguns devem ser arquivados por períodos que superam uma década e podem chegar a 35 anos, a exemplo dos exames médicos de admissão e demissão de funcionários, Darfs, guias de recolhimento de Fundo de Garantia e pastas de prestação de contas.

Áreas comuns - o síndico é o responsável pela manutenção das áreas e equipamentos de uso comum do condomínio, cujas regras são estipuladas no regimento interno, incluindo multas e outras penalidades. Contando com a ajuda do zelador, o síndico deve cuidar para que áreas como hall de entrada, hall dos elevadores, garagens, piscina, quadras, salão de festas e outros locais sejam utilizados conforme as normas estabelecidas no regimento. A manutenção de áreas como piscina e playground deve seguir as determinações das normas do prédio.

Habilidades sociais - além de gestor, o síndico é um intermediador de conflitos e demandas dos condôminos. Disponibilizar canais de comunicação, como e-mails ou os tradicionais livros de sugestões, são importantes para que o síndico saiba o que está ocorrendo no condomínio.

O ideal é que o síndico tenha um tempo para conversar pessoalmente com os moradores. Uma iniciativa muito positiva é a promoção de eventos para que os condôminos se conheçam e adquiram o hábito de se relacionar. Vale festa junina, festa de Natal, um churrasco para inauguração de algum espaço reformado, campeonatos esportivos; o importante é o envolvimento dos funcionários, corpo diretivo e condôminos.

Seguros - o síndico é responsável por garantir que o condomínio tenha todos os seguros obrigatórios contratados, a exemplo dos que cobrem danos à estrutura da edificação, coberturas contra incêndio, raios, explosão, danos elétricos, vendaval e impacto de veículos.

Plano de trabalho - para facilitar seu trabalho, é interessante que o síndico tenha um plano de trabalho estabelecido, com etapas definidas e cronograma claro. Este plano pode ser debatido com a administradora, que pode contribuir para que o novo síndico faça uma boa gestão. O bom relacionamento entre o síndico e a administradora é vital para uma boa gestão.

Comunicação - por fim, não se esqueça de manter um canal de comunicação com os condôminos. Comunique todas as benfeitorias, decisões e orientações. A comunicação contribui para uma gestão melhor e mais participativa. É importante criar também um canal para que os condôminos se comuniquem com o corpo diretivo.

Pode ser por meio de um e-mail, de um horário reservado no condomínio até pelo livro de ocorrências. O mais importante é conseguir a integração e participação de todos no dia-a-dia do condomínio.

*Fonte: Lello Condomínios

Vídeo Institucional

- Condomínio Legal

  • Se a taxa cobrada for pequena, não há problema na cobrança. Mas se a festa for grande, precisa ser aprovada em assembleia.
  • Não é justo cobrar mais de quem precisa usar o elevador, porque não há essa cobrança de quem usa mais outras instalações como a piscina ou a sauna, por exemplo. De qualquer forma, medida precisa ser aprovada em convenção.
  • O ideal é que o condomínio monte uma sala para acomodar essas pessoas. Não é permitida a presença desses profissionais na portaria do prédio e no hall de entrada. Esses espaços são áreas de passagem.
  • Ocupação do espaço deve priorizar a integração entre moradores. Em caso de hóspedes ou vizinhos de outros locais interessados no uso da dependência, autorização deve ser ponderada para não prejudicar normas.
  • O órgão conversa com o síndico e nomeia um assistente social para monitorar o jovem que apresenta desvios de comportamento. Dependendo da gravidade, caso pode até ser levado para a vara da infância.
  • O corte de árvores sem aval do governo constitui crime ambiental. Caso o protocolo junto à Prefeitura demore a ser oficializado, os síndicos podem recorrer ao Judiciário para obter uma liminar que permita a poda.
  • Tem gente que acha que do portão para dentro não tem lei. Se houver crime em flagrante, como menor no volante, síndico deve multar e chamar a polícia.
  • Além disso, essas intervenções são importantes para o cumprimento de leis. Neste caso, essas obras podem ser aprovadas por maioria simples.
  • Se a pessoa em questão ficar mais do que apenas algumas horas em um apartamento, sim. O visitante já não tem esse direito.
  • A utilização desse meio pode fragilizar a segurança dos condomínios e provocar acidentes. Neste caso, o síndico pode proibir. A solução seria alugar a vaga para um vizinho.
  • O engenheiro é obrigado a apresentar algumas informações sobre as intervenções em imóveis. Entre elas, o prazo de início e fim. Se os horários estiverem sendo respeitados, o jeito é torcer para acabar logo.
  • Se não houver estrutura adequada, a prática deve ser proibida, porque a fumaça pode incomodar os vizinhos. Para não se indispor com os moradores, o síndico pode pedir para a administradora do condomínio avisar aos que desrespeitarem a norma.
  • Falta bom senso às vezes de compreender que prédio residencial não é clube.
  • Objetivo é prevenir acidentes com anúncio sonoro e visual. Condomínios têm seis meses para se adaptar. Custo médio do equipamento é de R$ 900.
  • Não adianta o condomínio investir em segurança se os próprios condôminos não respeitam condutas básicas. Uma possível solução para esses problemas é punir os moradores com multas pagas em dinheiro.
  • É esse laudo que atesta que o condomínio está prevenido para qualquer acidente. Antes de dar entrada no documento, síndico deve se programar e pode até contratar engenheiro de segurança para ajudar no levantamento de obras necessárias.
  • Condomínio deve, num primeiro momento, mandar uma advertência. Caso o morador não mude de atitude, ele pode ser multado. Se infestação de pombos estiver muito avançada, o prédio deve contratar uma empresa especializada no combate aos animais.
  • Em 2018, é preciso exercitar a gentileza no trato com o vizinho, consciência em cumprir os deveres do dia a dia e tolerância para lidar com os problemas.
  • Maior uso da tecnologia para criar canais oficiais entre prédios e moradores também foi um fator positivo em 2017. Por outro lado, vizinhos passaram a criar pequenos grupos em aplicativos de mensagem para criticar a administração. Isso é ruim porque, muitas vezes, o síndico acaba sendo o último a saber dos problemas.
  • Se o imóvel estiver ocupado há mais de cinco anos, sem que haja reclamação do dono no papel e com o pagamento de contas, a regra se aplica.
  • Regra que permite apenas cães de pequeno porte é antiga, mal redigida e não funciona. Condomínios mais modernos costumam trazer um capítulo dedicado às normas de convivência com animais, que incluir regulamentação das formas de transporte e do uso de focinheira, por exemplo. O importante é oferecer segurança e sossego aos vizinhos.
  • Por causa da situação do mercado atual, quem optou por adquirir um apartamento em construção há três anos, não vai lucrar com a decisão, e pode acabar tendo a sensação de que perdeu dinheiro com o negócio. Uma solução é tentar renegociar com construtora.
  • Em São Paulo, moradores de um condomínio da Zona Sul foram vítimas de um arrastão. A ação durou cerca de 3 horas. Até crianças foram vítimas dos bandidos.
  • Festas nas áreas de churrasqueiras exigem prudência. Música alta pode gerar problemas até com a polícia e a necessidade de um boletim de ocorrência.
  • Casos de unidades habitacionais que reúnem muitas pessoas podem despertar disputas entre vizinhos. No entanto, não existe uma legislação específica para esse tema.
  • Se o assunto foi debatido entre os moradores e as regras internas foram alteradas da maneira correta, não existem impedimentos legais para que essa mudança aconteça.
  • Caso haja autorização das autoridades municipais, não é necessário que todos os condôminos compareçam ao encontro para autorizar a internação.
  • Pessoas que ocupam o comando do condomínio por décadas podem pensar que são os proprietários de todo esse espaço. Para mudar a situação, é necessário que exista uma participação efetiva de todos os condôminos.
  • Nem todos os síndicos permitem assembleias com todos os moradores para tratar dos assuntos com os moradores. Entretanto, é importante que esses pequenos grupos apresentem os resultados para os outros condôminos.
  • Mesmo se o proprietário tiver direito a um espaço muito grande, o morador não será autorizado a colocar mais veículos do que o permitido. É possível até mesmo convocar uma assembleia para discutir o tema.

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